种程度上拯救了我的生命
Posted: Sun Feb 02, 2025 4:28 am
这是一个漫长工作日的傍晚，时钟显示晚上 11 点 20 分。我穿着一件旧的花生衬衫和一条灰色的宽松运动裤，盯着这篇博文的草稿。电视在背景中安静地播放着节目。我的朋友加勒特只看了一半。他在 iPad 上浏览中村信介 (Shinsuke Nakamura) 的静音 YouTube 视频。
《把事情做好》如何改变了我的生活
晚上11:30：加勒特站起来，心不在焉地从沙发走到我身边。他将目光从正在观看的摔跤表演上移开，靠在我的肩膀上，看着我对你正在阅读的“把事情做好”文章的笔记。它将我的鼠标引导至屏幕右上角带有红色标志的标签。
点击。
Todoist出现在我原来的文本所在的位置。当加勒特看到我的待办事项清单时，他笑了，并笑着亲吻了我的脸颊。他完成了我当天的最后一项任务： 写一篇文章介绍。
“看起来你已经完成了。我们去睡觉吧。”
就像过去六个月的每个晚上一样，Todoist 窗口变成白色并告诉我享受我的夜晚。我感觉很轻松，很有条理，工作高效，对这一天感到很满意。
使用 Todoist 完成任务
今天是第 752 天，自从我开始使用戴维艾伦著名的生产力方法“完成任务”（GTD）以来已经两年零 21 天了。我学会了管理自己的时间和压力水平。我已经弄清楚了我什么时候工作效率最高，什么时候需要休息，哪些活动我可以轻松集中精力，哪些活动我必须付出有意识的努力。
在这里我想分享我所采用的生产力方法：GTD 的修改版本，它不仅成为我工作生产力的核心，而且成为我个人身份的一部分。在向您展示如何使用我的方法来提高您自己的工作效率之前，我将介绍一些 GTD 的背景知识以及我从中学到的知识。
为什么我需要在生活中“完成任务”
什么是“把事情完成”以及它是如何运作的？
简短免责声明
1.没有“工作与生活的平衡”。
2.制定计划。
3.生产力和幸福紧密相连。
4.没有任何生产力工具能够单独修复损坏的系统。
5.无论是人还是方法，都有其局限性。
从“把事情做好”中还能得到更多教训吗？
为什么我需要在生活中“完成任务”
当我的朋友尼克第一次试图借给我戴维艾伦的书时，我甚至不想分析我是如何规划我的时间的。当然，我知道这是一场灾难：我的优先事项在“戒烟”或“30 岁前读 100 本经典著作”和“撰写有关项目管理和育儿的文章”等短期目标之间摇摆不定。
我（大致）知道一天要做什么，但我不可能跟踪当前一周之后的任何任务计划。就像有人半心半意地尝试节食一样，我尝试了几十种低效的生产力“系统”，但一两周后就放弃了。例如，我将未读邮件留在收件箱中作为提醒，将任务和研究结果写在五个不同的笔记本中（我永远不可能只用一个，因为我总是弄丢它），并且经常打开 20 或 30 个标签来提醒我所有的事情“记住”我还有哪些工作要做。
我的工作效率时高时低，但始终不是很高效。
接下来我尝试了传统的组织方法。我创建了在线清单并在日历上标记了长期目标（这样我不可避免地直到应该完成这些目标的那一周才会再次遇到它们）。
在看到自己的工作效率和满意度没有显著变化后，我尝试了更有条理的生产力系统，比如“不要打破链条”（标记你为实现目标而工作的日子，并与自己竞争，看看谁能实现目标）尝试实现最长的“链条”），“先吃青蛙”（早上第一件事就是做最困难的任务，然后把简单的留到以后做）或时间盒（在早上留出自由时间） 。日历中您只处理某些特定任务）。
使用其中每一种方法，我都能高效工作几天，然后就放弃了这个系统。
这些提高生产率的尝试都失败了，但却给我留下了一些老问题：
房间非常混乱，厨房没有打扫，书桌杂乱无章
我经常自欺欺人地认为“有一天”我会戒烟，但这损害了我的牙齿和自尊
不断重新安排预约，从简报会到医生预约
错过纳税申报、电话费、归还图书馆书籍和重要专业项目的截止日期
收件箱中有超过 700 封未读邮件
尽管其他人依赖我，但项目却从未完成
选择忽视这些问题而不是自我反省，导致我承担了超出自己能力范围的事情
我甚至还没有提到这种混乱所带来的心理影响。当情况变得最糟糕时，我感觉……
郁闷。为什么其他人都能完成他们的待办事项清单，而我却没有？
紧张的。我从来不知道我是否忘记了什么。
压力之下。睡觉前，我会在脑海里回顾这一天发生的事，努力回忆自己是否已经做完了所有需要做的事情。
就像一个负担。 我讨厌因为自己的心不在焉而不断错过最后期限，从而令我的同事和我自己失望。
匆忙。 每当一个任务出现在我的脑海中时，我都觉得我必须立即去做，这样它就不会再次从我的记忆中消失。
充满歧义。 我从来不知道该如何设定优先事项。我不确定自己一天能完成什么任务，这导致了拖延和不知所措的恶性循环。因为我对自己的优先事项只有一个模糊的概念，所以我自己的压力水平似乎无法预测，更糟糕的是，或多或少严重但持续的压力成为了常态。
我开始痴迷于寻找正确的提高生产力的方法，并订阅了《Inc.》和《哈佛商业评论》等网站，以某种方式找出导致我效率低下的原因。
我以前拒绝过尼克的大部分阅读建议（我更喜欢读小说而不是非小说类书籍，尤其是在阅读较长的作品时，因为许多非小说类书籍可以用一篇文章的长度来概括），但尼克坚持让我“把事情做好”（德文标题：《我如何完成任务》）。当我们一起喝咖啡时，他甚至还用这本书给我带来了惊喜。
“相信我，Rachel。这将改变你的生活。”
我怀疑地从他手中拿走了这本书……然后把它忘在了车里。
两个月后（2015 年 4 月 25 日，星期六），尼克要求归还这本书。我意识到那本被遗忘的书很可能就在驾驶座下面，于是我赶紧把它拿出来阅读，然后再归还给主人。
到 26 日星期日，我已经读完了戴维·艾伦的巨作，并决心实施“搞定一切”的生产力方法（这次是真的）。
什么是“把事情完成”以及它是如何运作的？
“把事情做好”是一个简单的系统，用于捕捉想法和规划任务，旨在帮助你提高工作效率，同时清醒头脑。一位博主开玩笑地写道，这个系统实际上不应该被称为“把事情做完”，而应该被称为“以一种比让事情发生更好的方式把事情做完，而后者到头来通常并不怎么酷”。
工作原理如下：
首先，写下你必须要做的所有事情。无论是工作、家庭还是剪指甲。最重要的是，你要把所有你必须做的任务（无论在哪里或为什么）都写下来。如果有新任务出现，只需将其写在清单上。
这个无组织的列表称为收件箱。
当你到达这一点时，问问自己每个点是否可行。如果没有，则删除它。 （例如，如果你 30 岁了，希望自己小时候学过西班牙语，这显然不是一个有用的任务。告别它，做一些可操作的事情，比如“在我们上大学之前，学习足够的西班牙语来进行简单的对话后年去哥斯达黎加度假。”能领导。”)
如果某件事可行并且可以在两分钟内完成，那就立即去做！
如果可行但需要计划、推迟或委派，也请立即执行。
为涉及两个或更多步骤的较大任务创建项目文件夹。将每个任务分解为小的、易于完成的子任务，直到整个项目由可管理的任务组成。
下图说明了整个过程。
使用“完成任务”管理任务
以这篇博文为例。
我突然想到写一篇博客文章，记录我“完成任务”的经历。这是可行的，但需要两分钟以上的时间才能完成，并且需要将项目分解为小任务。
接下来，我创建了一个文件夹并写下了以下任务：
在 Quora 上询问其他人关于“完成任务”的经验（为了研究和集思广益，总结自己的经验）
创建草稿文档
使用 Google Analytics 研究哪些关键词最适合这篇文章
找到文章的标题，并将关键字记在文档中，这样我就不会忘记
集思广益，写下我通过 GTD 学到的一切
选择最重要的五个课程并按重要性排序
集思广益与每节课相关的重要记忆
为文章的其余部分创建大纲
当我写这篇文章时，我已经完成了上述任务，但仍有许多步骤要做。
Todoist 中的“完成任务”项目
当任务以这种方式分解为小的子任务时，产生的长列表很快就会让 GTD 用户不知所措。艾伦推荐了三种方法来抵消过多的工作：
给你的任务添加“上下文”，例如，你是否只能在城里或有特定的人陪伴你时才能做某事。
使用日历来计划某一天需要完成的任务。否则，请将所有任务收集到“下一步”文件夹中，以便在有时间时查看。
为当前不是优先的任务创建“将来”和“可能”列表。
从现在开始，每周检查一次你的任务，以保持一切井然有序。在“每周回顾”期间，你应该考虑以下几点：
创建一个“触发”列表来提醒您尚未写下的任务。我的一些触发因素包括短语和单词，例如“我需要回电话”、“Facebook”、“查看生日”、“汽车维修”以及许多人的名字，包括我的老板、我的男朋友和我最好的朋友。
将您想要阅读的所有内容存储在一个地方，否则“下一步”很快就会因要阅读的文章和文档而变得过于拥挤。
使用基于日期的归档系统来存放您在某一天需要的或那天会提醒您某事的实物。
博客文章“ 15 分钟内实现 GTD ” （尽管是英文的）解释了这个归档系统，例如，它可以由一个悬挂文件组成，其中包含每个月和每月每一天的文件夹，如下所示：
这个想法是为您在某一天需要的东西（如音乐会门票）创建一个地方，或者提醒您计划在某一天做的事情。 （记住：日历只记录那些确实需要在特定时间完成的事情。）一个很好的例子是你不太理解的讲座笔记（“我想在几周后再读一遍，那时我的老师会告诉你”潜意识已经处理了它”。每天起床时，打开当前日期的文件夹。你把音乐会门票放进包里，决定今天带狗去美容，但是因为没有时间，所以把讲义推迟了三天。一旦文件夹空了，就将其放回其他文件夹的后面，以便第二天的文件夹位于最前面。在一个月结束时，打开下个月的文件夹并将其内容整理好，将所有内容放入正确的每日文件夹中。
现在这些信息是不是有点太多了？这是因为《搞定一切》的大多数解释都太简单了。
艾伦的书包含超过 200 页的研究和推理，说明了这个系统为什么有效、如何正确使用它以及为什么应该考虑将它应用到您的生活中。它会比我更好地向你解释这个方法，这就是我建议你自己阅读它的原因。
“把事情做好”从何而来？
《搞定一切》一书的作者戴维艾伦曾经说过，“我在 35 岁之前做过 35 份工作。”二十多岁时，他遇到了神秘主义者和通灵者，他们鼓励他“放弃一切——教育、毒品、第一次婚姻、家”，并加入精神内在意识运动 （MSIA）。”尽管听起来有些奇怪，但这个教堂（有些人称之为邪教）为“把事情做完”奠定了基础。
在接下来的五年里，他做过各种各样的零工，包括园艺师、玻璃车床工和销售轻便摩托车。他严格遵循 MSIA 运动（有些人认为是邪教）的教义。当该运动的领导者约翰·罗杰创办所谓的“洞察研讨会”来促进追随者的个人成长时，艾伦很感兴趣，并最终自己也成为了一名培训师。他在 Insight 方面的经验形成了《搞定一切》的第一个版本，并在接下来的 25 年里不断对其进行开发。
2001年，他出版了《搞定一切》第一版，该书很快成为国际畅销书。 2005 年， 《连线》杂志将生产力方法称为“信息时代的新潮流”，2007 年，《时代》杂志将《搞定一切》称为“当代的商业自助书籍”。
我很庆幸在读这本书之前我不知道 GTD 的精神基础。否则我可能会拒绝它并且认为它只是新时代的胡说八道。幸运的是我不需要这么做，因为系统可以正常运行。
简短免责声明
下面我所描述的《搞定一切》中的五个教训完全来自于我的个人经历。上面描述的GTD概念与艾伦在他的书中提出的概念相对应。多年来，我一直在不断修改他的方法，直到找到适合我自己的模型。
有些人可能会发现简单地遵循 GTD 方法是最简单的。希望我所介绍的内容能够对其他人有所帮助。我相信你们中的一些人已经开发了自己的 GTD 工作流程，并且很乐意在文章下面的评论中听到它！
现在，事不宜迟，我想告诉你我认为从 GTD 中学到的最重要的五件事。
工作与生活没有平衡
1. 没有“工作与生活的平衡”。工作和休闲并不互相平衡，而是相互融合。
在我发现《把事情做好》之前，我认为工作时的生产力与在家时的生产力有所不同。
在我成长的过程中，父亲经常出差。他消失了几天，回来时带回了来自外国城市和国家的礼物，比如套娃、匈牙利巧克力等小宝贝，还有一件来自圣何塞的 Smash Mouth T 恤。
但令我见到他如此高兴的并不是他的礼物。他放下笔记本电脑包，脱下外套，将钱包放在柜子上，然后关掉笨重的手机（他是黑莓手机的早期使用者，花了很长时间才放弃它）。
手机关机时发出了一声响，这个声音提醒我该玩了，这是我享受父亲全神贯注关注的时间了。工作结束了。生活开始了。我当时就想，我成年后的工作生活也会类似。
我现在有了一份工作，并尝试了“工作与生活平衡”的方法，但不知何故，它变得效率低下且不太令人愉快。 《搞定一切》帮助我意识到，我正在追逐一个过去工作时代的幻想，那时 LinkedIn、Facebook、工作电子邮件和 Candy Crush 不会在同一个手持设备上不断争夺我们的注意力。在阅读《Getting Things Done》之前，我认为当我在家时，我只需要偶尔写下与家庭或下一次大清洁工作相关的任务。
现在情况不同了。我把这些工作任务写下来——是的，家务活也是工作——并在日历上计划它们，就像我必须为工作做的事情一样。当我想记得给妈妈打电话或者买生日礼物时，我也会做同样的事情。
从某种程度上来说，《搞定一切》让我意识到我花时间和精力做什么并不重要，重要的是我去做了。 （顺便说一句，我读过 2001 年戴维艾伦 (David Allen) 书的原版；但我不知道更新后的版本。）
这种方法迫使我把“收件箱”中可能涉及的所有内容都写下来。上次有，其中包括：
写信给丹尼尔并感谢他的报告（工作）
购买猫粮（在家）
Saga 豪华版第一册重读（休闲）
与 Lisa 明确商务旅行的细节（工作）
用吸尘器清洁沙发（在家）
阅读文章：“内容联合发布分步指南（不会搞砸你的 SEO） ”（工作）
我必须做所有这些事情，但我的大脑却无法神奇地将任务分为“工作”和“其他”。我学会了为一天中需要做的事情制定时间表——从购物到分析电子表格——这样我就可以完成所有事情，而不会被压力和不知所措所困扰（无论是在家里还是在工作中）。 ）。
当我开始使用 GTD 时，我在办公室的第二台显示器上打开了待办事项列表，仅此而已。我为此使用的应用程序（最终被卸载，但稍后会详细介绍）甚至无法在我的智能手机上运行。下午离开办公室的时候，我也留下了自己的待办事项清单。
进而？
尽管我在家里尽量少考虑工作，但偶尔我还是会有一些创造性的想法。我告诉自己我会记住它直到回到办公室，但不可避免地在接下来的 16 个小时里我忘记了大部分内容。或者我太专注于不忘记这个想法，以至于我几乎无法享受这个夜晚。
这个例子清楚地说明了为什么艾伦如此重视写下他的所有想法。但对我来说，这其中还有更多： 你无法控制自己何时有了一个想法。在一次员工会议上，我突然想到了一份送给男朋友的完美节日礼物，而在假期前的凌晨 2 点，我自发地想出了一个能为 Capterra 带来 1300 万美元收入的项目。
尝试将“完成任务”仅应用到我的工作生活中是一个错误。这个原则现在已成为我整个生活的一部分，我比以前更加快乐、更有效率。
使用 GTD 规划项目
2. 制定计划。
许多人在开始使用 GTD 时犯的最大错误之一就是没有将他们的任务分解为足够小的“后续步骤”。一开始，我也做错了。
我最喜欢的关于某人陷入“下一步”困境的故事涉及德鲁·凯里（是的，就是那个德鲁·凯里，喜剧演员和演员）。凯里聘请了戴维·艾伦来解决他自己的生产力问题。他的故事发表在心理学科普书籍《意志力》（德文书名：《自律的力量》）中，内容如下：
当他浏览电脑和脑海中的文件、未回复的电子邮件和未完成的任务时，他将它们分为数十个个人和商业项目。这是很典型的： 艾伦的客户通常会进行三十到一百个项目，每个项目都有多个任务，需要一两天的时间来审查、组织和处理。 凯里确定项目后，他必须为每个项目确定具体的下一步行动……当凯里处理他的事情时，艾伦整天坐在办公室里。 “他实际上坐在那里看着我浏览电子邮件，”凯里说。 “每当我遇到困难时，他都会问我：‘出了什么问题？’当我告诉他时，他会回答我：‘这样做。’我就是这么做的。他已经下定了决心。他只说过几次：“你可以做这做那。你想要什么？”……
如果您觉得将一百个项目分解成各个步骤并不可怕，那您就没有仔细考虑过。即使是这篇简单的博客文章也需要 16 项不同的任务，正如 Carey 上面所说的，人们很容易陷入困境，不知道下一个任务应该是什么。
事实上，当你正确使用“完成任务”时，确定下一步是整个系统中最难的部分。人们很容易受到诱惑去走捷径。例如，我使用 GTD 戒烟了（成功了！）。然而，我第一次尝试就失败了。
为什么？
我的任务是：
“戒烟”。
由于我的清单上唯一一项实际上什么都不做，所以我最初以为戒烟是一项单一的任务。这是一项需要极大意志力但可以在一天内完成的任务。
你在跟我开玩笑吗？你这么说是认真的吗！
成为一名非吸烟者需要很多步骤并且是一项大工程。我花了一年多的时间才弄清楚自己需要做和必须做的所有小事，才能最终真正戒烟。
我的最终任务列表最终看起来像这样：（其中一些“任务”几乎本身就是项目。我删除了各种我定期创建“突然戒除”的任务，因为它不起作用。）
在 Chrome 中创建书签文章，以保存有关退出的文章。
研究其他 20 多岁和 30 多岁吸烟者采用的经济有效的戒烟方法。
查看吸烟者断牙的恶心照片以保持动力（每周）。
加入与我同龄并想戒烟的人的在线支持小组。
观察并记录其他人面临的问题以及社区如何帮助他们应对吸烟的冲动。
选择一种新的方法戒烟。
减少吸烟数量（每周）。
当这个方法不起作用时（不是每种方法都适合每个人），我重新开始：
选择一种新的方法戒烟。
订购论坛中最常提到的有用的书：艾伦·卡尔的《戒烟！》。
阅读《终于成为非吸烟者了！》（星期六）第 1-14 章。
记下“终于成为非吸烟者了！”（星期六）的第 1 至 14 章。
读完《终于成为一个不吸烟者了！》（星期日）。
记下“终于成为非吸烟者了！”（星期日）剩余的章节。
立即退出！下载PRO来追踪我没有抽多少支香烟（周日）。
清空并扔掉烟灰缸（周日）。
倒垃圾（周日）。
把手提包里的香烟扔掉（星期日）。
把客厅里的香烟扔掉（周日）。
把卧室里的香烟扔掉（周日）。
把香烟扔出车外（星期日）。
给亲密的朋友发短信告诉他们我已经戒烟了。寻求支持（周日）。
在办公室扔掉香烟（星期一）。
立即退出！使用 Pro（每日）。
给我的父母和兄弟发电子邮件告诉他们我辞职了，并邀请他们吃饭庆祝（星期五）。
正式宣布自己已戒烟（三个月后；项目结束）。
这不仅仅是“戒烟”，不是吗？
但通过将每个步骤分解为小任务，我终于能够改掉这个坏习惯。我于2016年7月23日彻底戒烟了。
项目已完成。
QuitNow！应用程序GTD
通过设定这些小任务，戒烟变得比单纯依靠意志力要容易得多。每一步都感觉合乎逻辑，甚至很自然，这使得“戒烟”这个庞大的工程变得更容易管理。
所以你甚至可以说“把事情做完”在某
当然，尼古丁戒断是一个极端的例子，说明如何将项目分解为小的、可管理的任务，以避免失去理智。然而，它确实说明了在这种情况下遵循艾伦的指导方针以及花时间写下你想要如何处理一个项目的重要性。
Drew Carey 表示同意：
“过去，当我看到一堆纸而不知道它是什么时，我就会感到惊慌失措，”凯里承认道。 “有一天，我的收件箱里空无一物——没有电话、没有电子邮件、什么都没有、没有一张纸——我感觉身上的重担被卸了下来。我感觉就像刚从沙漠 加纳电报数据 冥想回来一样。我再也没有担心过。我非常兴奋。 “
这种欣快感让我想到了下一个教训：更高的效率有益于心理健康。
生产力和幸福感是相互联系的 GTD
3.生产力和幸福紧密相连。
我已经描述过我在生产力方面遇到的问题。提醒一下：
我迟迟完成作业。
我和朋友见面迟到了。
我忘记了重要的约会。
我感觉效率低下，同时又很匆忙。
我没有适当的任务管理系统，感觉很痛苦，很无能。
《把事情做好》如何改变了我的生活
晚上11:30：加勒特站起来，心不在焉地从沙发走到我身边。他将目光从正在观看的摔跤表演上移开，靠在我的肩膀上，看着我对你正在阅读的“把事情做好”文章的笔记。它将我的鼠标引导至屏幕右上角带有红色标志的标签。
点击。
Todoist出现在我原来的文本所在的位置。当加勒特看到我的待办事项清单时，他笑了，并笑着亲吻了我的脸颊。他完成了我当天的最后一项任务： 写一篇文章介绍。
“看起来你已经完成了。我们去睡觉吧。”
就像过去六个月的每个晚上一样，Todoist 窗口变成白色并告诉我享受我的夜晚。我感觉很轻松，很有条理，工作高效，对这一天感到很满意。
使用 Todoist 完成任务
今天是第 752 天，自从我开始使用戴维艾伦著名的生产力方法“完成任务”（GTD）以来已经两年零 21 天了。我学会了管理自己的时间和压力水平。我已经弄清楚了我什么时候工作效率最高，什么时候需要休息，哪些活动我可以轻松集中精力，哪些活动我必须付出有意识的努力。
在这里我想分享我所采用的生产力方法：GTD 的修改版本，它不仅成为我工作生产力的核心，而且成为我个人身份的一部分。在向您展示如何使用我的方法来提高您自己的工作效率之前，我将介绍一些 GTD 的背景知识以及我从中学到的知识。
为什么我需要在生活中“完成任务”
什么是“把事情完成”以及它是如何运作的？
简短免责声明
1.没有“工作与生活的平衡”。
2.制定计划。
3.生产力和幸福紧密相连。
4.没有任何生产力工具能够单独修复损坏的系统。
5.无论是人还是方法，都有其局限性。
从“把事情做好”中还能得到更多教训吗？
为什么我需要在生活中“完成任务”
当我的朋友尼克第一次试图借给我戴维艾伦的书时，我甚至不想分析我是如何规划我的时间的。当然，我知道这是一场灾难：我的优先事项在“戒烟”或“30 岁前读 100 本经典著作”和“撰写有关项目管理和育儿的文章”等短期目标之间摇摆不定。
我（大致）知道一天要做什么，但我不可能跟踪当前一周之后的任何任务计划。就像有人半心半意地尝试节食一样，我尝试了几十种低效的生产力“系统”，但一两周后就放弃了。例如，我将未读邮件留在收件箱中作为提醒，将任务和研究结果写在五个不同的笔记本中（我永远不可能只用一个，因为我总是弄丢它），并且经常打开 20 或 30 个标签来提醒我所有的事情“记住”我还有哪些工作要做。
我的工作效率时高时低，但始终不是很高效。
接下来我尝试了传统的组织方法。我创建了在线清单并在日历上标记了长期目标（这样我不可避免地直到应该完成这些目标的那一周才会再次遇到它们）。
在看到自己的工作效率和满意度没有显著变化后，我尝试了更有条理的生产力系统，比如“不要打破链条”（标记你为实现目标而工作的日子，并与自己竞争，看看谁能实现目标）尝试实现最长的“链条”），“先吃青蛙”（早上第一件事就是做最困难的任务，然后把简单的留到以后做）或时间盒（在早上留出自由时间） 。日历中您只处理某些特定任务）。
使用其中每一种方法，我都能高效工作几天，然后就放弃了这个系统。
这些提高生产率的尝试都失败了，但却给我留下了一些老问题：
房间非常混乱，厨房没有打扫，书桌杂乱无章
我经常自欺欺人地认为“有一天”我会戒烟，但这损害了我的牙齿和自尊
不断重新安排预约，从简报会到医生预约
错过纳税申报、电话费、归还图书馆书籍和重要专业项目的截止日期
收件箱中有超过 700 封未读邮件
尽管其他人依赖我，但项目却从未完成
选择忽视这些问题而不是自我反省，导致我承担了超出自己能力范围的事情
我甚至还没有提到这种混乱所带来的心理影响。当情况变得最糟糕时，我感觉……
郁闷。为什么其他人都能完成他们的待办事项清单，而我却没有？
紧张的。我从来不知道我是否忘记了什么。
压力之下。睡觉前，我会在脑海里回顾这一天发生的事，努力回忆自己是否已经做完了所有需要做的事情。
就像一个负担。 我讨厌因为自己的心不在焉而不断错过最后期限，从而令我的同事和我自己失望。
匆忙。 每当一个任务出现在我的脑海中时，我都觉得我必须立即去做，这样它就不会再次从我的记忆中消失。
充满歧义。 我从来不知道该如何设定优先事项。我不确定自己一天能完成什么任务，这导致了拖延和不知所措的恶性循环。因为我对自己的优先事项只有一个模糊的概念，所以我自己的压力水平似乎无法预测，更糟糕的是，或多或少严重但持续的压力成为了常态。
我开始痴迷于寻找正确的提高生产力的方法，并订阅了《Inc.》和《哈佛商业评论》等网站，以某种方式找出导致我效率低下的原因。
我以前拒绝过尼克的大部分阅读建议（我更喜欢读小说而不是非小说类书籍，尤其是在阅读较长的作品时，因为许多非小说类书籍可以用一篇文章的长度来概括），但尼克坚持让我“把事情做好”（德文标题：《我如何完成任务》）。当我们一起喝咖啡时，他甚至还用这本书给我带来了惊喜。
“相信我，Rachel。这将改变你的生活。”
我怀疑地从他手中拿走了这本书……然后把它忘在了车里。
两个月后（2015 年 4 月 25 日，星期六），尼克要求归还这本书。我意识到那本被遗忘的书很可能就在驾驶座下面，于是我赶紧把它拿出来阅读，然后再归还给主人。
到 26 日星期日，我已经读完了戴维·艾伦的巨作，并决心实施“搞定一切”的生产力方法（这次是真的）。
什么是“把事情完成”以及它是如何运作的？
“把事情做好”是一个简单的系统，用于捕捉想法和规划任务，旨在帮助你提高工作效率，同时清醒头脑。一位博主开玩笑地写道，这个系统实际上不应该被称为“把事情做完”，而应该被称为“以一种比让事情发生更好的方式把事情做完，而后者到头来通常并不怎么酷”。
工作原理如下：
首先，写下你必须要做的所有事情。无论是工作、家庭还是剪指甲。最重要的是，你要把所有你必须做的任务（无论在哪里或为什么）都写下来。如果有新任务出现，只需将其写在清单上。
这个无组织的列表称为收件箱。
当你到达这一点时，问问自己每个点是否可行。如果没有，则删除它。 （例如，如果你 30 岁了，希望自己小时候学过西班牙语，这显然不是一个有用的任务。告别它，做一些可操作的事情，比如“在我们上大学之前，学习足够的西班牙语来进行简单的对话后年去哥斯达黎加度假。”能领导。”)
如果某件事可行并且可以在两分钟内完成，那就立即去做！
如果可行但需要计划、推迟或委派，也请立即执行。
为涉及两个或更多步骤的较大任务创建项目文件夹。将每个任务分解为小的、易于完成的子任务，直到整个项目由可管理的任务组成。
下图说明了整个过程。
使用“完成任务”管理任务
以这篇博文为例。
我突然想到写一篇博客文章，记录我“完成任务”的经历。这是可行的，但需要两分钟以上的时间才能完成，并且需要将项目分解为小任务。
接下来，我创建了一个文件夹并写下了以下任务：
在 Quora 上询问其他人关于“完成任务”的经验（为了研究和集思广益，总结自己的经验）
创建草稿文档
使用 Google Analytics 研究哪些关键词最适合这篇文章
找到文章的标题，并将关键字记在文档中，这样我就不会忘记
集思广益，写下我通过 GTD 学到的一切
选择最重要的五个课程并按重要性排序
集思广益与每节课相关的重要记忆
为文章的其余部分创建大纲
当我写这篇文章时，我已经完成了上述任务，但仍有许多步骤要做。
Todoist 中的“完成任务”项目
当任务以这种方式分解为小的子任务时，产生的长列表很快就会让 GTD 用户不知所措。艾伦推荐了三种方法来抵消过多的工作：
给你的任务添加“上下文”，例如，你是否只能在城里或有特定的人陪伴你时才能做某事。
使用日历来计划某一天需要完成的任务。否则，请将所有任务收集到“下一步”文件夹中，以便在有时间时查看。
为当前不是优先的任务创建“将来”和“可能”列表。
从现在开始，每周检查一次你的任务，以保持一切井然有序。在“每周回顾”期间，你应该考虑以下几点：
创建一个“触发”列表来提醒您尚未写下的任务。我的一些触发因素包括短语和单词，例如“我需要回电话”、“Facebook”、“查看生日”、“汽车维修”以及许多人的名字，包括我的老板、我的男朋友和我最好的朋友。
将您想要阅读的所有内容存储在一个地方，否则“下一步”很快就会因要阅读的文章和文档而变得过于拥挤。
使用基于日期的归档系统来存放您在某一天需要的或那天会提醒您某事的实物。
博客文章“ 15 分钟内实现 GTD ” （尽管是英文的）解释了这个归档系统，例如，它可以由一个悬挂文件组成，其中包含每个月和每月每一天的文件夹，如下所示：
这个想法是为您在某一天需要的东西（如音乐会门票）创建一个地方，或者提醒您计划在某一天做的事情。 （记住：日历只记录那些确实需要在特定时间完成的事情。）一个很好的例子是你不太理解的讲座笔记（“我想在几周后再读一遍，那时我的老师会告诉你”潜意识已经处理了它”。每天起床时，打开当前日期的文件夹。你把音乐会门票放进包里，决定今天带狗去美容，但是因为没有时间，所以把讲义推迟了三天。一旦文件夹空了，就将其放回其他文件夹的后面，以便第二天的文件夹位于最前面。在一个月结束时，打开下个月的文件夹并将其内容整理好，将所有内容放入正确的每日文件夹中。
现在这些信息是不是有点太多了？这是因为《搞定一切》的大多数解释都太简单了。
艾伦的书包含超过 200 页的研究和推理，说明了这个系统为什么有效、如何正确使用它以及为什么应该考虑将它应用到您的生活中。它会比我更好地向你解释这个方法，这就是我建议你自己阅读它的原因。
“把事情做好”从何而来？
《搞定一切》一书的作者戴维艾伦曾经说过，“我在 35 岁之前做过 35 份工作。”二十多岁时，他遇到了神秘主义者和通灵者，他们鼓励他“放弃一切——教育、毒品、第一次婚姻、家”，并加入精神内在意识运动 （MSIA）。”尽管听起来有些奇怪，但这个教堂（有些人称之为邪教）为“把事情做完”奠定了基础。
在接下来的五年里，他做过各种各样的零工，包括园艺师、玻璃车床工和销售轻便摩托车。他严格遵循 MSIA 运动（有些人认为是邪教）的教义。当该运动的领导者约翰·罗杰创办所谓的“洞察研讨会”来促进追随者的个人成长时，艾伦很感兴趣，并最终自己也成为了一名培训师。他在 Insight 方面的经验形成了《搞定一切》的第一个版本，并在接下来的 25 年里不断对其进行开发。
2001年，他出版了《搞定一切》第一版，该书很快成为国际畅销书。 2005 年， 《连线》杂志将生产力方法称为“信息时代的新潮流”，2007 年，《时代》杂志将《搞定一切》称为“当代的商业自助书籍”。
我很庆幸在读这本书之前我不知道 GTD 的精神基础。否则我可能会拒绝它并且认为它只是新时代的胡说八道。幸运的是我不需要这么做，因为系统可以正常运行。
简短免责声明
下面我所描述的《搞定一切》中的五个教训完全来自于我的个人经历。上面描述的GTD概念与艾伦在他的书中提出的概念相对应。多年来，我一直在不断修改他的方法，直到找到适合我自己的模型。
有些人可能会发现简单地遵循 GTD 方法是最简单的。希望我所介绍的内容能够对其他人有所帮助。我相信你们中的一些人已经开发了自己的 GTD 工作流程，并且很乐意在文章下面的评论中听到它！
现在，事不宜迟，我想告诉你我认为从 GTD 中学到的最重要的五件事。
工作与生活没有平衡
1. 没有“工作与生活的平衡”。工作和休闲并不互相平衡，而是相互融合。
在我发现《把事情做好》之前，我认为工作时的生产力与在家时的生产力有所不同。
在我成长的过程中，父亲经常出差。他消失了几天，回来时带回了来自外国城市和国家的礼物，比如套娃、匈牙利巧克力等小宝贝，还有一件来自圣何塞的 Smash Mouth T 恤。
但令我见到他如此高兴的并不是他的礼物。他放下笔记本电脑包，脱下外套，将钱包放在柜子上，然后关掉笨重的手机（他是黑莓手机的早期使用者，花了很长时间才放弃它）。
手机关机时发出了一声响，这个声音提醒我该玩了，这是我享受父亲全神贯注关注的时间了。工作结束了。生活开始了。我当时就想，我成年后的工作生活也会类似。
我现在有了一份工作，并尝试了“工作与生活平衡”的方法，但不知何故，它变得效率低下且不太令人愉快。 《搞定一切》帮助我意识到，我正在追逐一个过去工作时代的幻想，那时 LinkedIn、Facebook、工作电子邮件和 Candy Crush 不会在同一个手持设备上不断争夺我们的注意力。在阅读《Getting Things Done》之前，我认为当我在家时，我只需要偶尔写下与家庭或下一次大清洁工作相关的任务。
现在情况不同了。我把这些工作任务写下来——是的，家务活也是工作——并在日历上计划它们，就像我必须为工作做的事情一样。当我想记得给妈妈打电话或者买生日礼物时，我也会做同样的事情。
从某种程度上来说，《搞定一切》让我意识到我花时间和精力做什么并不重要，重要的是我去做了。 （顺便说一句，我读过 2001 年戴维艾伦 (David Allen) 书的原版；但我不知道更新后的版本。）
这种方法迫使我把“收件箱”中可能涉及的所有内容都写下来。上次有，其中包括：
写信给丹尼尔并感谢他的报告（工作）
购买猫粮（在家）
Saga 豪华版第一册重读（休闲）
与 Lisa 明确商务旅行的细节（工作）
用吸尘器清洁沙发（在家）
阅读文章：“内容联合发布分步指南（不会搞砸你的 SEO） ”（工作）
我必须做所有这些事情，但我的大脑却无法神奇地将任务分为“工作”和“其他”。我学会了为一天中需要做的事情制定时间表——从购物到分析电子表格——这样我就可以完成所有事情，而不会被压力和不知所措所困扰（无论是在家里还是在工作中）。 ）。
当我开始使用 GTD 时，我在办公室的第二台显示器上打开了待办事项列表，仅此而已。我为此使用的应用程序（最终被卸载，但稍后会详细介绍）甚至无法在我的智能手机上运行。下午离开办公室的时候，我也留下了自己的待办事项清单。
进而？
尽管我在家里尽量少考虑工作，但偶尔我还是会有一些创造性的想法。我告诉自己我会记住它直到回到办公室，但不可避免地在接下来的 16 个小时里我忘记了大部分内容。或者我太专注于不忘记这个想法，以至于我几乎无法享受这个夜晚。
这个例子清楚地说明了为什么艾伦如此重视写下他的所有想法。但对我来说，这其中还有更多： 你无法控制自己何时有了一个想法。在一次员工会议上，我突然想到了一份送给男朋友的完美节日礼物，而在假期前的凌晨 2 点，我自发地想出了一个能为 Capterra 带来 1300 万美元收入的项目。
尝试将“完成任务”仅应用到我的工作生活中是一个错误。这个原则现在已成为我整个生活的一部分，我比以前更加快乐、更有效率。
使用 GTD 规划项目
2. 制定计划。
许多人在开始使用 GTD 时犯的最大错误之一就是没有将他们的任务分解为足够小的“后续步骤”。一开始，我也做错了。
我最喜欢的关于某人陷入“下一步”困境的故事涉及德鲁·凯里（是的，就是那个德鲁·凯里，喜剧演员和演员）。凯里聘请了戴维·艾伦来解决他自己的生产力问题。他的故事发表在心理学科普书籍《意志力》（德文书名：《自律的力量》）中，内容如下：
当他浏览电脑和脑海中的文件、未回复的电子邮件和未完成的任务时，他将它们分为数十个个人和商业项目。这是很典型的： 艾伦的客户通常会进行三十到一百个项目，每个项目都有多个任务，需要一两天的时间来审查、组织和处理。 凯里确定项目后，他必须为每个项目确定具体的下一步行动……当凯里处理他的事情时，艾伦整天坐在办公室里。 “他实际上坐在那里看着我浏览电子邮件，”凯里说。 “每当我遇到困难时，他都会问我：‘出了什么问题？’当我告诉他时，他会回答我：‘这样做。’我就是这么做的。他已经下定了决心。他只说过几次：“你可以做这做那。你想要什么？”……
如果您觉得将一百个项目分解成各个步骤并不可怕，那您就没有仔细考虑过。即使是这篇简单的博客文章也需要 16 项不同的任务，正如 Carey 上面所说的，人们很容易陷入困境，不知道下一个任务应该是什么。
事实上，当你正确使用“完成任务”时，确定下一步是整个系统中最难的部分。人们很容易受到诱惑去走捷径。例如，我使用 GTD 戒烟了（成功了！）。然而，我第一次尝试就失败了。
为什么？
我的任务是：
“戒烟”。
由于我的清单上唯一一项实际上什么都不做，所以我最初以为戒烟是一项单一的任务。这是一项需要极大意志力但可以在一天内完成的任务。
你在跟我开玩笑吗？你这么说是认真的吗！
成为一名非吸烟者需要很多步骤并且是一项大工程。我花了一年多的时间才弄清楚自己需要做和必须做的所有小事，才能最终真正戒烟。
我的最终任务列表最终看起来像这样：（其中一些“任务”几乎本身就是项目。我删除了各种我定期创建“突然戒除”的任务，因为它不起作用。）
在 Chrome 中创建书签文章，以保存有关退出的文章。
研究其他 20 多岁和 30 多岁吸烟者采用的经济有效的戒烟方法。
查看吸烟者断牙的恶心照片以保持动力（每周）。
加入与我同龄并想戒烟的人的在线支持小组。
观察并记录其他人面临的问题以及社区如何帮助他们应对吸烟的冲动。
选择一种新的方法戒烟。
减少吸烟数量（每周）。
当这个方法不起作用时（不是每种方法都适合每个人），我重新开始：
选择一种新的方法戒烟。
订购论坛中最常提到的有用的书：艾伦·卡尔的《戒烟！》。
阅读《终于成为非吸烟者了！》（星期六）第 1-14 章。
记下“终于成为非吸烟者了！”（星期六）的第 1 至 14 章。
读完《终于成为一个不吸烟者了！》（星期日）。
记下“终于成为非吸烟者了！”（星期日）剩余的章节。
立即退出！下载PRO来追踪我没有抽多少支香烟（周日）。
清空并扔掉烟灰缸（周日）。
倒垃圾（周日）。
把手提包里的香烟扔掉（星期日）。
把客厅里的香烟扔掉（周日）。
把卧室里的香烟扔掉（周日）。
把香烟扔出车外（星期日）。
给亲密的朋友发短信告诉他们我已经戒烟了。寻求支持（周日）。
在办公室扔掉香烟（星期一）。
立即退出！使用 Pro（每日）。
给我的父母和兄弟发电子邮件告诉他们我辞职了，并邀请他们吃饭庆祝（星期五）。
正式宣布自己已戒烟（三个月后；项目结束）。
这不仅仅是“戒烟”，不是吗？
但通过将每个步骤分解为小任务，我终于能够改掉这个坏习惯。我于2016年7月23日彻底戒烟了。
项目已完成。
QuitNow！应用程序GTD
通过设定这些小任务，戒烟变得比单纯依靠意志力要容易得多。每一步都感觉合乎逻辑，甚至很自然，这使得“戒烟”这个庞大的工程变得更容易管理。
所以你甚至可以说“把事情做完”在某
当然，尼古丁戒断是一个极端的例子，说明如何将项目分解为小的、可管理的任务，以避免失去理智。然而，它确实说明了在这种情况下遵循艾伦的指导方针以及花时间写下你想要如何处理一个项目的重要性。
Drew Carey 表示同意：
“过去，当我看到一堆纸而不知道它是什么时，我就会感到惊慌失措，”凯里承认道。 “有一天，我的收件箱里空无一物——没有电话、没有电子邮件、什么都没有、没有一张纸——我感觉身上的重担被卸了下来。我感觉就像刚从沙漠 加纳电报数据 冥想回来一样。我再也没有担心过。我非常兴奋。 “
这种欣快感让我想到了下一个教训：更高的效率有益于心理健康。
生产力和幸福感是相互联系的 GTD
3.生产力和幸福紧密相连。
我已经描述过我在生产力方面遇到的问题。提醒一下：
我迟迟完成作业。
我和朋友见面迟到了。
我忘记了重要的约会。
我感觉效率低下，同时又很匆忙。
我没有适当的任务管理系统，感觉很痛苦，很无能。