公司在使用 WhatsApp 或类似应用程序时应如何确保遵守法律？

[shukla7789]

目前，WhatsApp是组织层面最常用的工具之一，因为它不仅有利于工作团队的轻松协调，而且可以让官员的沟通达到很高的效率，尤其是在执行任务时。场地。现在，尽管WhatsApp对组织很有用，但它最大的利基并不完全是这样。那么，使用这种应用程序的普通用户就是像你我这样的人，他们只需要有一种沟通手段，就可以与家人、朋友、同学或具有一定意识形态亲和力的思想团体建立联系，这就发生了因为世界上很大一部分人使用支持所述应用程序的手机。

自 WhatsApp 大众化以来，许多组织已开始使用它来管理其商业活动或执行其他任务，例如客户服务、解决请求、投诉和索赔以及技术支持。但是……这些活动或任务是否可以就这样进行，而不需要考虑其他方面？

在个人数据保护法层面， WhatsApp的使用似乎并没有那么 VNpay 数据库 简单；如果我们观察到某些组织因简单地向从未授权接收此类通信的所有者发送包含商业内容的消息而受到制裁，则这一点是可以验证的。



为了衡量使用 WhatsApp 时需要考虑的范围，让我们看一下工商监管局发布的第 50206/2022 号决议中规定的案例：该决议规定，一个组织通过这种通讯方式发送了向持有人提供其商品和服务组合以及一系列适用折扣的消息。业主对这条消息感到惊讶，询问他的对话者他从哪里获得了发送信息的联系信息，该组织的顾问回答说，他有一个数据库，其中包含他向其提供其营销产品的人员。

简而言之，该组织被罚款近 4500 万比索。并且责令其采取一系列行政措施，杜绝此类事件再次发生；但是……组织哪里出了问题？

从法律的角度来看，想要提供其产品的公司并没有征求所有者的事先授权，而所有者在其中表示，从现在开始，他同意使用其个人信息来发送商业报价。

在组织方面，公司有义务制定内部程序手册，向其官员表明他们的任务范围，以及他们可以或不可以利用每天掌握的信息做什么；然而，这样的手册并不存在，这就导致人们对它的认识也不存在；因此，每个参与信息处理的官员都必须充分了解如何处理数据以及如何遵守其所承担的责任。这些知识只能通过一系列定期评估来证明，评估的答案必须与现有手册中的每项陈述相匹配；因此，在哥伦比亚运营的所有组织都必须遵守 个人数据保护综合管理系统。



既然如此，公司在使用WhatsApp或类似应用程序时应该如何确保遵守法律？答案很简单：您必须制定一系列严格的合规行动，其中包括：

与任何所有者的所有通信都必须合法化并得到授权的支持，后者表示同意发送与商品、所提供的服务或组织与他之间的现有关系相关的相关内容。
公司必须始终告知相关方，他们的电话号码将用于通过 WhatsApp 或具有类似特征的任何其他应用程序（例如 TELEGRAM 或 SMS）发送即时消息。
存储联系人姓名和电话号码的智能手机最好是负责处理的公司的财产；因此，敦促她实施符合法律要求标准的安全和保密措施。
如果智能手机被允许成为官员的财产，则必须明确区分组织通信（WhatsApp Business 和个人 WhatsApp），并且通过“WhatsApp Business”产生的通信必须采用法律强制规定的特定安全措施和程序。 。
如果需要建立信息组向官员通报指示，该组必须由公司内具有一定权限的人员创建和控制，该人员除了获得公司数据处理的同意外，还必须获得该人员的同意。员工将执行程序手册中针对此类通信制定的规则。


未经收件人事先请求或明确授权，通过 WhatsApp、Telegram、电子邮件或其他同等电子通信方式发送广告或促销信息是不合法的，除非存在先前的合同关系，其中需要携带这种类型的通信被认为符合合同的目的，其中报价必须是针对公司本身及其子公司的商品或服务。
任何类型数据库中包含的所有个人数据必须始终合法获取；也就是说，通过表格，所有者已完全识别数据负责人，了解处理其个人信息的目的和过程，并同意其使用。